Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm tính tiền quán cafe, quán ăn phù hợp nhất

1. Vì sao nên dùng phần mềm tính tiền quán ăn, phần mềm tính tiền quán cafe? 

Những năm gần đây, làn sóng thay đổi cách quản lý trong các nhà hàng, cửa hiệu quy mô từ siêu nhỏ, nhỏ đến vừa diễn ra khắp mọi nơi. Dù là chủ một tiệm cafe nhỏ trong ngõ hoặc một quán cơm văn phòng thì mọi hoạt động quản lý đều được sử dụng bằng phần mềm 100%. 

Khi tìm hiểu những lý do các chủ quán lựa chọn chuyển đổi từ cách quản lý thủ công sang quản lý bằng phần mềm vì những lợi ích nó mang lại sau đây: 
- Khách hàng thích nhận hóa đơn khi thanh toán, nhìn được giá tiền và cảm giác quán có hóa đơn thì chuyên nghiệp hơn, minh bạch giá cả hơn.
- Tiết kiệm thời gian làm sổ sách mỗi ngày, chỉ cần mở điện thoại ra là biết được doanh thu mỗi ngày.
- Quản lý được chính xác các nguyên liệu trong cửa hàng: Còn bao nhiêu hộp sữa? Tồn bao nhiêu gói cafe? …
- Order món ăn nhanh chóng, nhân viên chạy bàn chỉ cần ấn nút trên điện thoại, bếp sẽ tự động in bill làm đúng món. Không còn cảnh đông khách gọi sai món, giao nhầm bàn. 

2. Kinh nghiệm chọn phần mềm tính tiền quán ăn, phần mềm tính tiền quán cafe

Trước khi đi vào tìm kiếm phần mềm tính tiền cho quán ăn, quán cafe của mình, các chủ quán hãy cùng điểm qua những trường hợp nhân viên rút lõi, thất thoát ở quán ăn, quán cafe mà chủ quán không hề biết, ví dụ như:
- Trường hợp vào các giờ cao điểm, quán đông, lượng khách ra vào liên tục người chủ không thể kiểm soát được hết. Nhân viên quán ăn thường tự động thanh toán cho khách rồi bỏ tiền vào túi riêng, ăn chặn tiền của nhà hàng. 
- Trường hợp khách gọi đồ thêm nhưng nhân viên không ghi thêm vào menu mà khi tính tiền thì sẽ thêm sau để rút lõi phần này.  
- Nhập một số lượng nguyên liệu lớn, khi bán hàng theo hóa đơn thì quên giảm trừ tồn kho dẫn tới kho thực tế bị sai, hàng hóa không đảm bảo đủ để cung cấp. 
- Quầy bar, nhà bếp kết nối với nhân viên nhập hàng để rút lõi nguyên vật liệu, khai gian dối ăn chênh lệch.

Vì thế bạn cần lựa chọn phần mềm đáp ứng được các tình huống thực tế có thể xảy ra. Dưới đây là những tính năng một phần mềm tính tiền cho ngành FnB nhất định phải có: 

2.1. Khả năng kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, nguyên liệu 

Quản lý tồn kho thì nghe qua có vẻ không liên quan nhiều tới việc thanh toán, tính tiền. Tuy nhiên tính năng quản lý tồn kho không chỉ đối với món ăn mà đối với cả những thành phần nguyên liệu làm ra món ăn đó sẽ liên quan mật thiết tới việc tính giá vốn, giá bán hàng hóa. Khi kiểm soát được chính xác thành phần nguyên liệu đầu vào sẽ chặn đứng được tình trạng rút lõi, cũng như tối ưu giá bán, lợi nhuận.

Phần mềm tính tiền, quản lý cửa hàng phải có hỗ trợ tính năng định lượng nguyên vật liệu cho từng món ăn, sau khi thanh toán một hóa đơn bao gồm nhiều món ăn, nhiều đồ gọi thêm thì tồn kho nguyên liệu thành phần của các món ăn đó sẽ tự động giảm trừ đi theo công thức có sẵn.

VD: Ví dụ CAFE SỮA được chế biến bao gồm 20 gam cafe bột, 10ml sữa đặc ngôi sao.. sau khi cài đặt định lượng theo công thức này, mỗi lần hóa đơn thanh toán 1 cốc cafe sữa thì kho tự động trừ đi bấy nhiêu nguyên liệu thành phần tương ứng.

2.2. Tự động hóa quy trình gọi món cho quán 

- Có tính năng order tại bàn, gọi món trên nhiều thiết bị theo thời gian thực
Nhân viên dùng điện thoại di động để nhấn chọn món cho khách ngay trên phần mềm > Khi hoàn thành gọi món bếp sẽ tự động nhận được đơn đặt hàng đó và làm đúng món yêu cầu > Người bê đồ sẽ chuyển món ăn đến bàn ghi trên hóa đơn, đồng thời trên màn hình tính tiền của thu ngân cũng nắm bắt được khách từng bàn đã gọi món ăn gì để thanh toán. 
Tính năng này giúp giảm bớt nhân sự cho một quán ăn thông thường, giảm chi phí thuê nhân viên, tối ưu việc tự động hóa hệ thống. 

- Tính tiền tự động, trả hóa đơn cho từng bàn nhanh chóng: Toàn bộ hóa đơn của khách đã được tự động tính trên phần mềm, khi khách trả tiền thì chỉ cần chọn số bàn là biết số tiền. Khách không cần phải chờ lâu, nhân viên cũng không cần cộng trừ gây nhầm lẫn. 

- Tính năng gộp bàn, chuyển bàn: Đối với nhiều quán cafe khi khách chuyển chỗ ngồi liên tục, chọn view đẹp sẽ gây nhầm lẫn khi thanh toán. Chủ quán nên tìm chọn những phần mềm có tính năng gộp bàn hoặc chuyển bàn để thuận tiện khi thanh toán, kiểm món chính xác. 

2.3. Ưu tiên lựa chọn phần mềm tính tiền quán ăn, quán cafe có phiên bản mobile

Ngày nay, hầu hết các hoạt động từ vui chơi giải trí đến kinh doanh buôn bán đều được thực hiện qua chiếc điện thoại di động của bạn. Nó vừa tiện ích, vừa nhanh gọn lại đơn giản dễ sử dụng, nhất là khi bạn đang đi trên đường, ngồi với bạn bè, đi du lịch,.. không tiện sử dụng máy tính xách tay. 
Những phần mềm tính tiền có giao diện trên điện thoại hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý từ xa. Chỉ cần mở điện thoại lên là đã kiểm tra được đầy đủ: 
- Doanh thu hàng ngày 
- Mặt hàng bán chạy 
- Số lượng tồn kho 
- Cập nhật hóa đơn thu chi theo thời gian thực tế 
- Tiện lợi trong việc nhập hàng, kiểm tra date sản phẩm,..

tags:

Bài viết liên quan